Как да сортирате по дата в Excel

Сортирането на данни по дата изглежда трябва да бъде проста задача и наистина, Microsoft Excel предлага редица начини за сортиране на данни по дата. Понякога обаче инструментите за сортиране на Excel не работят правилно и това може да бъде много разочароващо.

Ето няколко начина за сортиране по дата в Excel, както и трик, който да опитате, ако датите не са сортирани правилно.

Сортиране на една колона с дати в Excel 

Най -лесният начин за сортиране на дати в Excel е да използвате инструмента за сортиране, за да показвате дати в желания от вас ред.

1. Изберете колоната с дати, като щракнете върху заглавката на колоната. На изображението по -долу сме избрали колоната, като щракнем върху заглавката на колоната А.

1. Можете също така просто да изберете конкретните клетки в колоната, които имат дати в тях.

1. С избраните данни изберете Сортиране и филтриране от началното меню.

1. Сега изберете едно от двете Сортирайте най -старото към най -новото или Сортирайте от най -новите към най -старите. В примера по -долу сме сортирали от най -новите към най -старите. Обърнете внимание, че Excel не променя формата на датите, но прави правилното сортиране на датите, започващи с най -новите.

Този метод трябва да работи в по -голямата част от случаите на употреба.

Сортиране на цял работен лист по дата в Excel

Ако вашата таблица има повече от една колона с данни, ще искате да запазите връзките между колоните, когато сортирате. По -долу можете да видите дати в колона А и съответния текст в колона Б.

Ако използвате горния метод (т.е. изберете само клетките с дата или цялата колона с дати, щракнете върху Сортиране и филтриране бутон и да изберете един от двата Сортирайте най -старото към най -новото или Сортирайте от най -новите към най -старите), Excel ще покаже предупреждение за сортиране и ще ви попита дали искате да разширите селекцията, за да включите и двете колони с данни.

Уверете се, че Разширете селекцията е избран и щракнете върху Вид бутон. Excel ще сортира всички данни в таблицата в избрания от вас ред за сортиране.

Можете да видите, че сега всички наши дати са сортирани от най -старите до най -новите и връзката между датите в колона А и текста в колона Б е запазена.

Сортиране по месец, година или месец и ден в Excel

Ами ако искате да сортирате по дата в Excel по конкретна част от датата, като месец или година?

Сортиране на дати по месеци в Excel

В нашата примерна таблица с рождени дни на хората, например, може да искате да знаете кой е роден през всеки месец, като пренебрегвате годината, на която е роден всеки човек. Не можете да използвате обикновената функция за сортиране на Excel, защото тя винаги ще включва годината в своя алгоритъм за сортиране.

За да заобиколите това, можете да създадете помощна колона, която извлича месеца, за да можете след това да сортирате по тази колона. За да извлечете месец от датата, можете да използвате функцията МЕСЕЦ на Excel.

1. Създайте нова колона
2. В първата клетка на новата колона въведете = МЕСЕЦ (A1) където A1 е клетката, от която искате да извлечете месеца.

1. Повторете стъпка 2 за всеки ред. Excel ще извлече месеца от всяка от датите, оставяйки ви колона с номера на месеца.

1. Сега можете да сортирате таблицата по колоната с номера на месеца. В този случай ще сортирате по колона C. Ако изберете само данните в колона В, отново ще получите предупреждение за сортиране на Excel. Изберете да Разширете селекцията и Вид.

Сортиране на дати по години в Excel

Ако искате да извлечете годината вместо месеца, можете да използвате горните стъпки, като замените функцията MONTH с = ГОДИНА (A1) където A1 е клетката с датата, от която искате да извлечете годината.

Сортиране на дати по месец и ден в Excel

Може би искате да създадете сортиран списък с рождени дни по месец и ден, без да обръщате внимание на годината. За да извлечем месеца и деня от колоната с дати, можем да използваме функцията TEXT на Excel, която преобразува датите в текст. Ще използваме формата mm.dd. Следвайте стъпките по -горе, като замените функцията MONTH с тази формула: = ТЕКСТ (A1, “mm.dd”).

Сега можете да сортирате по колона C, за да получите списък с рождените дни на всеки по месец и ден.

Отстраняване на проблеми с формати на дати в Excel

Понякога, когато се опитвате да сортирате по дата в Excel, може да откриете, че не можете да накарате Excel да разпознае данните като дата. Представете си например, че някой ви дава електронна таблица, която включва дати. Поставихте данните в Excel, но те не се сортират правилно, когато опитате горните методи. Защо не работи?

Помислете за този списък с дати:

Изглежда достатъчно просто. Когато обаче изберете данните, натиснете бутона Сортиране и филтриране и изберете да сортирате от най -старото към най -новото, не работи! Може да получите нещо подобно:

Обърнете внимание, че последната дата в колоната не е сортирана правилно. Какво става, по дяволите?

Шансовете са, че въпреки че данните в клетка А9 изглежда като дата, тя всъщност не е форматирана като дата, така че Excel не може да я сортира правилно. В зависимост от версията на Excel, която използвате, дори ако форматирате погрешната клетка като дата, като изберете клетката, щракнете с десния бутон и изберете Форматиране на клетки и избора на Дата вариант, това все още няма да реши проблема

Как да поправите дати, които няма да се сортират правилно в Excel

За щастие този проблем е лесен за отстраняване.

1. Разрез колоната с дати, като изберете клетките и натиснете Ctrl+x, избор Разрез от У дома меню или щракнете с десния бутон върху клетката (ите) и изберете Разрез.

1. Отворено Бележник или друг обикновен текстов редактор.
2. Поставете датите в текстовия редактор.

1. Върнете се в Excel, изберете колоната, в която се използват датите, щракнете с десния бутон и изберете Форматиране на клетки.
2. Избирам Дата и щракнете Добре.

1. Сега се върнете към текстовия редактор и изберете и копирайте списъка с дати.

1. Върнете се в Excel и паста датите в колоната, която сте форматирали в стъпка 5.
2. Сега трябва да можете да сортирате. Изберете колоните с данни, натиснете Сортиране и филтриране бутон и изберете Сортирайте най -старото към най -новото. Виола! Работи!

Други техники за сортиране и филтриране в Excel

След като научихте как да сортирате по дата в Excel, може да искате да проучите други начини за сортиране и филтриране на вашите данни. Тези статии ще ви научат основно сортиране на данни с една колона и много колони, как да азбуцирам в Excel, и как да филтрирате данни в Excel.