Как вставить лист Excel в документ Word

Если вы когда-нибудь хотели включить данные, которые у вас есть в файле Excel, в документ Word, вы, вероятно, просто скопировали данные из Excel и вставили их в Word.

Хотя это работает, существует ряд ограничений. Одним из наиболее важных является то, что если исходный файл данных когда-либо изменится, ваш документ Word никогда не отразит эти изменения.

Если для вас важна какая-либо из этих проблем, есть более эффективные способы вставить лист Excel в документ Word. В этой статье вы узнаете все возможные способы, а также их плюсы и минусы.

Также обязательно посмотрите наше видео на YouTube где мы покажем вам те же шаги, что и в статье.

Вставить лист Excel в документ Word с помощью копирования / вставки

Конечно, самый быстрый и простой способ перенести данные с листа Excel в документ Word - это просто использовать Функция копирования и вставки окна.

Для этого вы откроете файл Excel с вашими данными, выделите ячейки, содержащие данные, которые вы хотите добавить в документ, и нажмите Ctrl-C на клавиатуре.

Если вы поместите курсор в документ Word и нажмете Ctrl-V на клавиатуре вы заметите, что выбранные вами ячейки идеально отображаются в документе Word.

Здесь есть несколько предостережений.

Импортированные ячейки Excel становятся таблицей Microsoft Word. Поэтому, если вы хотите отформатировать эту таблицу после импорта данных, вы не можете делать такие вещи, как использование формул Excel или других функций форматирования Excel.

Вторая проблема заключается в том, что он хорошо работает только для небольших таблиц данных. Если вы хотите скопировать и вставить данные в таблицу Excel, вы потеряете заголовки.

На самом деле это не очень полезно. В этом случае вы захотите попробовать один из вариантов ниже, чтобы вместо этого вставить лист Excel в документ Word.

• Плюсы: Быстро и удобно, подходит для небольших столов.
• Минусы: Не обновляет исходные данные и теряет заголовки в больших таблицах, не сохраняет полностью исходное форматирование.

Вставить лист Excel как встроенный объект

Если вы хотите иметь возможность использовать функции Excel и другие функции форматирования Excel позже для обновления таблицы, лучше вставьте данные Excel как внедренный объект.

Сделать это:

1. Выберите раздел листа Excel, который вы хотите скопировать, и нажмите Ctrl-C.
2. В Microsoft Word поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить таблицу данных.
3. В главном меню щелкните стрелку вниз в разделе «Вставить» и выберите «Специальная вставка».

1. Вы увидите диалоговое окно Специальная вставка. Выбирать Объект листа Microsoft Excel и выберите хорошо.

Это вставит скопированные ячейки в ваш документ Word. Новый объект вообще не будет вести себя как таблица Microsoft Word, и вы не сможете редактировать данные внутри таблицы из Microsoft Word.

Однако вы можете изменить размер всего объекта так, чтобы он помещался внутри полей вашего документа.

Если вы действительно хотите отредактировать данные, просто дважды щелкните объект, и он откроет всю исходную электронную таблицу в Microsoft Excel.

Имейте в виду, что это совершенно новый файл Excel (не оригинал). Но любые изменения, которые вы вносите и сохраняете в этом файле Excel, будут обновлены в вашем документе Word.

Как это работает:

• Когда вы используете внедренный объект для вставки данных Excel, Word создает копию исходного файла Excel.
• Если дважды щелкнуть объект, Word откроет скопированный файл для редактирования.
• Вы можете использовать все функции Excel и возможности форматирования для внесения любых изменений.

Что хорошо в этом подходе, так это то, что исходное форматирование не изменяется во время преобразования в таблицу Microsoft Word. Он также дает вам «прикрепленный» файл данных Excel с исходным файлом данных на тот случай, если вы когда-нибудь захотите изменить данные или добавить дополнительные данные к вашему вставленному объекту Excel в Word.

• Плюсы: Быстро и удобно, подходит для больших таблиц и сохраняет исходное форматирование.
• Минусы: Не обновляет исходные данные и не может редактировать таблицу непосредственно в Word.

Вставить лист Excel как связанный объект

Лучший способ вставить лист Excel в документ Word - это вставить его как связанный встроенный объект.

Процедура для этого идентична описанной выше, за исключением Вставить специальное окно вы хотите убедиться, что установлен флажок «Вставить ссылку».

Вы увидите, что вставленные данные Excel выглядят так же, как и в предыдущем разделе, но есть существенная разница.

Если вы вернетесь к исходному файлу Excel и внесете какие-либо изменения в данные в любой из вставленных ячеек, вы увидите, что эти изменения немедленно обновятся в вашем документе Microsoft Word.

Изменения вступают в силу в Word, даже если вы не сохранили изменения в файле Excel. По сути, это позволяет вам в реальном времени просматривать из Word изменения, которые кто-то активно вносит в любой файл Excel.

При желании вы можете использовать эту функцию для создания панели мониторинга в реальном времени в Word для отображения любых важных точек данных, которые кто-то может изменить в файле Excel.

• Плюсы: Быстро и удобно, подходит для больших таблиц, сохраняет исходное форматирование и мгновенно обновляется при обновлении исходных данных.
• Минусы: Нельзя редактировать таблицу непосредственно в Word.

Как видите, есть несколько способов вставить лист Excel в документ Word. Выбранный вами вариант зависит только от того, как вы собираетесь использовать эти данные и хотите ли вы видеть или использовать изменения данных в исходном файле Excel.

Как вы раньше импортировали данные Excel в Word? Были ли у вас проблемы, когда вы пытались это сделать? Поделитесь своим опытом в разделе комментариев ниже.

Подпишитесь на Help Desk Geek.

Присоединяйтесь к более чем 15 000 других людей, которые ежедневно получают советы, подсказки и ярлыки прямо на свой почтовый ящик.